Näringsinfo

På senare år har det blivit allt mer populärt att sitta tillsammans och arbeta. Över hela landet söker sig småföretagare och frilansare, som tidigare har arbetat hemifrån eller från exempelvis ett café, till den gemenskap som ett delat kontorsutrymme innebär. Oavsett om du driver ett enmansföretag eller har anställda, har du mycket att vinna på att lämna din bostad eller ditt ensliga kontor och sammanstråla med andra företag som rör sig i samma riktning som ditt.

Förbi är den tid då ditt startup-företag var tvungna att sitta ensamma i egna lokaler. Vissa personer kan arbeta på ett produktivt sätt även om de sitter isolerade, men ensam är inte alltid stark. Du som driver ett startup-företag, oavsett inom vilken bransch du är verksam, kommer förmodligen att tjäna på att vara en del av ett kollektiv snarare än att isolera dig. Kan du med handen på hjärtat säga att du jobbar lika bra hemifrån som du gör när du sitter i en trevlig kontorslokal, omgiven av hårt arbetande företagare? Förmodligen inte. Få människor har den disciplin som krävs för att utföra ett lika bra arbete när de inte befinner sig i en professionell miljö.

Utveckla dig själv och ditt företag tillsammans

Kontorsplatser och samarbeten är så mycket mer än bara en gemensam kontorsyta och en plats som driftiga människor kallar sin arbetsplats. Det är en mötesplats för företagare och specialister inom olika yrkesområden där såväl du som ditt företag att utvecklas och bli ännu bättre. Det finns ett stort utbud kontorsrum och mötesrum för den som vill samverka med andra. Här finns exempel för den som önskar sig coworking i Göteborg samt en hel del information om andra sorters kreativa rum.

Konferensrum och förberedelser

En konferens har som syfte att skapa ökat engagemang hos både medarbetare och kunder, och på detta sätt främja företagets verksamhet. Genom att arrangera ett möte utanför den befintliga arbetsmiljön kan mycket gott åstadkommas: deltagarna får möjlighet att växa och utvecklas som individer, planer kan skapas för framtiden och alla kan känna sig del av framgången, nya idéer tas fram och diskuteras, och frisk luft förs in i företaget i form av teambuilding och stärkta relationer mellan affärspartners, återförsäljare och kunder. En lyckad konferens uppnås genom att noggrant kombinera de sociala inslagen med medryckande konferensaktiviteter som är till tydlig nytta för alla som deltar, oavsett om det handlar om beslutsfattare eller specialister, återförsäljare eller konsumenter.

Vikten av ett bra läge

Planeringen måste börjas i god tid. Ju fler deltagare, desto tidigare bör man boka konferenslokalen – utbudet av lokaler som kan hantera ett större deltagarantal är väldigt begränsat, och måste därför bokas upp till 9 månader i förväg. Förutom tidsfaktorn, bör du tänka på följande kriterier när det gäller val av lokal:

1, Deltagarnas transportbehov i förhållande till lokalens geografiska läge:
Hur länge kommer konferensen att vara? Hur lätt kommer det att vara för deltagarna att ta sig till och från lokalen? Vilka transportmöjligheter finns tillgängliga?

2, Omgivningen:
Skönhet främjar kreativitet. Ett vackert läge lugnar sinnet och hjälper deltagarna att komma bort från vardagsrutinen och fokusera på de aktiviteter som planerats. Utländska kunder kan även bli motiverade att delta om de förutom de självklara fördelarna med konferensen även får möjlighet att uppleva storstadens puls eller vistas en tid i den omtalade svenska naturen.

3, Lokalens svar på din planerade mötesform:
Finns det gott om plats för de aktiviteter du tänkt inkludera? Tänk demonstrationer, utställningsytor, gemensamma sessioner, gruppvisa arbeten, parallella seminariespår och så klart fika- och matalternativ.

4, Logi:
Var ska deltagarna bo under konferensens tidsomfattning?

Det brukar vara svårt att hitta den perfekta platsen för allt det man tänkt göra – därför är valet av lokal bland det första du bör tänka på, eftersom du i annat fall kanske blir tvingad att kompromissa i något avseende. Planera alltid konferensen enligt lokalen du bokat.

Programmets struktur: Inledningen

Eftersom en konferens ofta innebär ett möte mellan människor som sällan eller aldrig träffats förut, kan stämningen lätt hämmas i början. Därför är det viktigt att planera in gruppaktiviteter som enbart syftar på att låta deltagarna lära känna varandra och börja trivas i varandras sällskap. Ett bra sätt att åstadkomma detta är att skapa en gemensam nämnare – ett tal eller en aktivitet som kan införas som naturligt samtalsämne under resten av konferensen. Tänk roliga aktiviteter som låter deltagarna skapa minnesvärda upplevelser i varandras sällskap och samtidigt bygger upp förhoppningarna inför konferensprogrammet.

Programmets struktur: Bilda konsekvens och samklang

När isen brutits och deltagarna inte längre ser varandra som främlingar, är det dags att börja själva arbetet. En lyckad konferens kombinerar arbetspass med ovanliga inslag, som till exempel fysiska aktiviteter som normalt sett aldrig sker på arbetsplatsen. Detta skapar en extra nivå av mental aktivitet och engagemang hos deltagarna, vilket främjar kreativiteten och får idéerna att flöda. Konferensens tema och syfte ska vara klart från den första aktiviteten till den sista, och alla deltagarna ska kunna känna sig motiverade och vitaliserade. Det får inte bara handla om mingel – även om relationerna mellan deltagarna är en stor del av programmet, är det desto viktigare att skapa mervärde för alla närvarande: ett budskap som entusiasmerar deltagarna, som får dem att känna att mötet fört med sig en tydlig professionell nytta. Programmet ska utveckla och utbilda deltagarna, samt förse alla med en möjlighet till ömsesidig utväxling av olika önskemål och idéer – allt detta levererat på ett lättsmält, engagerande och till viss grad underhållande sätt. Här finns information om Göteborgs näringsliv och inspiration för aktiviteter.

Projektledarens roll

En välplanerad konferens räknar alltid med en duktig professionell projektledare. Denne ska svara för mycket: koordination av förberedelserna, planeringen och tillgången till de resurser som behövs, bland annat konferenslokal, teknik, aktivitetsbolag, profilmaterial och transport. Projektledaren ska finnas till hands både under mötesplaneringen som under själva konferensens gång, för att ta hand om alla smådetaljer som måste redas upp. Det är även projektledarens ansvar att ta hand om inbjudningar, anmälningar och registrering av deltagarna.

En lockande inbjudning

Det är mycket som spelar med i kundens beslut över att ta del i konferensen eller inte. En avgörande faktor är programinnehållet, som även ska fungera som varudeklaration. Kunderna får reda på konferensens syfte, vilka externa resurser som planerats in, vilka olika seminariespår och aktiviteter som kommer att äga rum samt klockslaget för alla dessa, och givetvis också konferenslokalens alla attraktioner som närhet till citypuls, fritidsanläggningar som pool, gym och spa, samt möjlighet till mingel. Anmälningsfrekvensen har bevisats vara högst när ett genomtänkt och välplanerat konferensprogram redovisas i samband med inbjudan.